KHÂU 0
HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG
Từ một dòng trống trên bảng
tới chữ ký hợp đồng
tới chữ ký hợp đồng
Bản 05/08/2026
Khâu 0 là khâu tiếp nhận một dự án mới. Trước đây khâu này là một người ngồi mở Drive tạo thư mục, gõ lại thông tin khách sang bản báo giá, dò lại đơn giá, rồi soạn mail. Làm đúng thì mất chừng nửa buổi. Làm vội thì sai một con số, và cái sai đó đi thẳng tới khách.
Giờ phần đó Agent nhận giúp bạn. Bạn điền thông tin khách vào bảng, phần còn lại Agent lo: dựng thư mục dự án, phân tích phong thủy, dựng moodboard, tính giá, dựng báo giá — rồi dừng lại chờ bạn duyệt. Không có đường nào mail tự bay đi.
| Tự làm hết | thư mục dự án · phân tích phong thủy · moodboard · tính giá · dựng báo giá và hợp đồng nền đen · ghi sổ · canh phiếu treo |
| Chờ bạn | xem bản in · gõ số CCCD · bấm duyệt gửi |
| Không bao giờ | tự gửi mail · tự điền số bạn chưa cho · tự bỏ qua một ô trống rồi vẫn in ra |
Chỗ nào Agent không chắc thì dừng lại và nói ra, chứ không đoán bừa. Nếu bạn chỉ nhớ một điều từ trang này, mong là điều này: một ô trống làm cả chuỗi đứng lại là đúng, không phải hỏng.
Bạn mở bảng dự án, xuống dòng trống đầu tiên rồi điền chín ô này. Xong phần của bạn, Agent chạy tiếp.
| Ô | Điền gì | Vì sao cần |
|---|---|---|
| C | Chủ đầu tư | có ô này Agent mới dựng thư mục |
| E | Tên dự án | đặt tên thư mục và tên bản in |
| F | Loại công trình | in lên báo giá |
| I | Năm sinh chủ đầu tư | cùng ô J để phân tích phong thủy |
| J | Giới tính | như trên |
| N | Gmail khách | địa chỉ nhận báo giá |
| Q | Địa chỉ | in lên báo giá và hợp đồng |
| V | Diện tích xây dựng (m²) | nhân với đơn giá ra tiền |
| AY | Loại gói | để trống là COMBO |
| Gói | Đơn giá | Nhân với |
|---|---|---|
| KIẾN TRÚC | 350.000 đ/m² | ô V |
| NỘI THẤT | 150.000 đ/m² | ô AO |
| COMBO | 400.000 đ/m² | ô V |
| Cảnh quan sân vườn | 150.000 đ/m² | ô W, cộng thêm |
Thiếu ô m² thì Agent không tính ra số 0 rồi gửi đi — mà dừng lại, ghi rõ lý do vào ô báo giá. Bảng giá này Agent đọc thẳng từ mã đang chạy, nên bản in bạn cầm và con số hệ tính luôn là một.
Thứ tự sáng lên cũng là thứ tự Agent làm việc — ô nào chưa sáng nghĩa là chưa tới lượt, không phải hỏng.
| Ô | Hiện gì | Mất bao lâu |
|---|---|---|
| AB | dấu ✓ — thư mục dự án đã dựng | vài giây |
| AC | đường dẫn Drive của dự án | cùng lúc |
| AD | bài phân tích phong thủy | 10–30 giây |
| AE | đường dẫn bản báo giá | sau khi có moodboard |
Cứ 10 phút một lượt, Agent rà lại bảng tìm những dòng đã đủ điều kiện mà chưa ai chạm vào. Đây là chỗ hay bị bỏ sót nhất: bạn điền mail lúc moodboard chưa xong, rồi moodboard xong nhưng không ai sửa ô nào nữa, thế là dòng đó nằm im.
Một lượt Agent làm tối đa 3 dòng rồi dừng ở phút thứ tư. Có cắt bớt thì khai ra còn bao nhiêu dòng chưa tới lượt, chứ không im lặng để bạn tưởng đã xong hết.
Và Agent chỉ nhắn khi có việc thật. Lượt nào cũng nhắn thì thành còi kêu suốt, mà cái gì kêu suốt thì lúc kêu thật lại bị bỏ qua.
Bản báo giá dựng xong sẽ nằm lại một sổ chờ duyệt, và trợ lý nhắn cho bạn một phiếu kèm mã. Bạn xem rồi mới quyết.
| Bạn nhận | tin nhắn kèm mã phiếu dạng
ASS-040826231745 — đọc là ngày 04/08/26 lúc 23:17:45 |
| Bạn làm | mở đường dẫn xem bản in, ưng thì nhắn lại duyệt <mã> |
| Rồi Agent | gửi mail, ghi ngày gửi vào bảng, báo lại cho bạn |
Quá bốn giờ chưa ai duyệt, Agent nhắc bạn một lần, kèm tên dự án và tên khách. Nhắc một lần thôi. Chuyện đáng ngại nhất trong khâu này không phải Agent hỏng, mà là phiếu nằm im và không ai biết khách vẫn đang chờ.
| chờ duyệt | liệt kê các phiếu đang treo |
| duyệt <mã> | gửi phiếu đó cho khách |
| bỏ <mã> | huỷ phiếu, không gửi gì |
Trong mail báo giá có một nút. Khách bấm nút đó thì ô trạng thái chăm sóc trên bảng đổi thành DONE. Bạn không phải hỏi lại khách đã xem chưa.
Lúc này chuỗi hợp đồng vẫn chưa chạy. Chuỗi chờ đúng một việc: bạn gõ tay số CCCD hoặc mã số thuế vào ô P.
Gõ xong, Agent dựng hợp đồng và lại đưa vào cùng một cổng duyệt như báo giá: phiếu, mã, bạn xem rồi bấm. Không có đường tắt nào cho hợp đồng cả.
Agent chia sẵn theo tỷ lệ 10% · 45% · 15% · 24% · 6%. Đợt cuối lấy phần còn lại chứ không nhân tỷ lệ — cộng năm lần làm tròn có thể lệch vài nghìn đồng so với tổng, mà trên giấy tờ pháp lý thì lệch là sai.
Toàn bộ điều khoản nằm trong một bản mẫu duy nhất. Agent đọc thẳng từ bản mẫu, không giữ bản chép thứ hai. Nghĩa là muốn sửa điều khoản thì sửa bản mẫu — sửa xong, hợp đồng dựng sau đó đổi theo ngay, không phải nhờ ai cập nhật lại hệ.
Ô nào chưa có dữ liệu để điền, Agent để nguyên dấu ngoặc và nói cho bạn biết còn thiếu ô nào. Xoá lặng lẽ sẽ ra bản hợp đồng thiếu mục mà nhìn qua vẫn đầy đủ — thứ đó mắt không bắt được.
Sở dĩ phải gây lỗi thật cho từng cổng, là vì một cổng chưa bao giờ kêu thì chưa ai biết có chạy hay không. Ba cổng dưới đây đều đã kêu ít nhất một lần.
| Cổng | Chặn gì |
|---|---|
| Đo bản in | đếm từng điểm ảnh: đúng khổ A4 dọc, nền phủ kín, lề không bị tô trắng. Dung lượng tệp và số trang không được tính là bằng chứng |
| Chốt chặn gửi | không có đường nào mail đi mà không qua tay bạn |
| Tự kiểm hệ | trước mỗi đợt chạy: đủ khoá, cửa máy chủ trả lời, đường nhắn thông, lịch chạy còn đủ |
| Ô AE ghi «CHỜ MOODBOARD» | đang chờ thật — để yên, Agent quay lại trong 10 phút |
| Ô AE ghi «MOODBOARD HỎNG» | đọc lý do ghi ngay trong ô đó; xong việc thì sửa một ô bất kỳ trên dòng để Agent chạy lại |
| Ô ghi «ERROR» | Agent không tự đè lên lời báo lỗi. Bạn xem rồi xoá ô đó là chạy lại |
| Không thấy phiếu nào | rất có thể dòng đó còn thiếu ô — Agent chỉ dựng khi đủ |